Foto: Knut Koivisto

Svårt skriva avtal med kompisar

”Ett bra avtal är bästa vänners vän!” är en gammal och god devis. Den brukade en av mina gamla chefer mässa så ofta han kom åt och någon ville höra. Tyvärr gjorde han det så ofta att vi anställda slutade lyssna. Och det var inte bra. För det hände nämligen ganska ofta att det träffades avtal i verksamheten, muntliga avtal som bara bekräftades med ett handslag, om ens det. Det förekom ofullständiga avtal som träffades via epost. Det var avtal där vissa viktiga villkor om vad som hände om till exempel en avbeställning gjordes eller om returer skulle göras och så vidare inte fanns med. Det gällde både avtal om varor och tjänster och blandade köp av både varor och tjänster, faktiskt ganska komplicerade affärer ibland. Men utan att tydliga villkor avtalades mellan parterna. Och i vissa fall gick det så fort att man inte hann skicka över några avtal. Ursäkterna var många. 

Men så kom konflikterna med kunderna. Och då fanns inga tydliga skriftliga avtal att stödja sig på. Eoner av tid tog det att reda ut vem som sagt vad och vad man faktisk kommit överens om. Behöver jag säga att det kostade mycket pengar. Uteblivna intäkter, rättsprocesser, medarbetares tid, fokus på konflikthantering. Och alla dessa problem kunde enkelt ha löst genom att ha en bra och enkel rutin för att teckna avtal.

Så vad menade chefen egentligen med uttrycket? Han menade förstås att det kanske är svårt att komma stickandes med ett skriftligt avtal när man är kompis med kunden och kräva underskrift av hen. För man är ju kompisar och kompisar litar på varandra, eller hur? Och så kan det kanske vara, men en dag kanske man inte är kompisar eller så är det andra personer som måste hantera en fråga som kommit upp i avtalsförhållandet. ”Jag kanske hamnar under en buss!” brukar jag använda som ursäkt när någon tycker att det är konstigt när jag vill ha ett skriftligt tydligt avtal som reglerar vår affärstransaktion i ett stabilt och långvarigt affärsförhållande. Skrivna avtal brukar reglera sådana på ett lämpligare och mycket bättre sätt än genom muntliga avtal, handslag och några förflugna rader på epost. Avtal ska man skriva när man är vänner och inte när det gått åt skogen och man är ovänner. För om man har ett avtal som är tydligt och reglerar de förhållandena som transaktionen avser på ett bra sätt blir det tydligt och förutsebart vad som gäller i detta affärsförhållande. Parterna i avtalet kan då förhålla sig till avtalet och se vad som gäller i den aktuella situationen och agera utifrån det. Och behöver inte bli ovänner. Men om man blir det (kanske för att endera parten inte vill agera som hen skulle göra enligt avtalet) så har parterna stöd i avtalet om det går så långt att en domstol måste till för att lösa tvisten. Naturligtvis måste avtalet som sådant vara anpassat till situationen och skrivet av personer med både insikt i verksamheten och juridiken. Detta är ett måste. 

SFF har på hemsidan ett stort antal mallavtal som kan användas för professionella fotografer. Avtalen är lätta att hitta och lära sig och anpassade till de flesta transaktioner som en professionell fotograf kan behöva genomföra inom ramen för yrket. Jag vill dessutom tipsa om SFF:s allmänna villkor. Detta dokument ska du bifoga med avtalet. Det innehåller viktiga allmänna villkor som inte står i de specifika avtalen, men som behövs för att reglera transaktionen mer fullständigt. 

Men en sak är att veta var de verktyg man behöver finns, en annan att använda dem. Och att använda dagligen i verksamheten.  Så hur ska man skaffa sig en bra avtalsrutin? Det finns många sätt, men jag ska föreslå ett. Du kan säkerligen hitta andra sätt som fungerar för dig. Det viktigaste är dock att du bestämmer dig för att inte bara försöka utan faktiskt förändra ditt beteende kring ditt avtalsskrivande och din avtalshantering. Så här kan du göra:

Börja i liten skala. En kund – ett avtal med allmänna villkor. Prova hur kunderna reagerar på skriftlighet. Prova på exempelvis nya kunder inom ett visst område. Fortsätt med andra områden. När detta fungerar fortsätt med gamla. Eller kanske tvärtom. Du bestämmer. Kanske kommer en del (gamla kunder?) att protestera. Lirka med dem. Det är för allas bästa att ni tydligt vet vad som gäller. Det är som att borsta tänderna – det gör du varje dag. Säkerhetsbältet i bilen? Små dagliga rutiner gör att du skaffar dig vanor som förenklar livet väsentligt utan att du tänker på det.

Gör det enkelt. Se till att du har alla avtal och allmänna avtalsvillkor du behöver inom räckhåll (i datorn, skrivplattan, mobilen, utskrivna vid kundbesök etc.) och att du kan dem utan och innan. Det gör det enklare att presentera och förklara dem för kunden. ”För enkelhets skull har jag ett avtal som reglerar beställningen här.” Att bara äga verktyget gör inte hantverkaren. Du måste kunna använda det.

Skapa triggers. Ungefär som varningsblinket/pipet på sätesbältesvarnaren betingat dig att sätta på dig bältet. När du lägger upp ett möte med en ny kund skapa en vana som innebär att du meddelar kunden att du kommer skicka över ett avtal med allmänna villkor som du vill att hen läser och undertecknar innan du påbörjar uppdraget. Gör det med andra. Det finns forskning som visar att väldigt få kan förändra vanor ensamma. Det går nästan alltid lättare om vi gör det i grupp. Dela med dig av dina mål och erfarenheter, låt andra följa upp och ställa krav; kollegor, vänner, familj. Mät framstegen. Jämför hur det var innan du började förändra dina avtalsvanor med hur det gått efteråt. Färre tvister och frågor om rättigheter, olovliga användningar, uteblivna by-lines, betalar kunderna som de ska och i tid?

 

Har du en bra avtalsvana? Om inte – tänkte du skaffa en? Om inte – varför då? Om du har en – hur gör du? Berätta! Du når mig på thomas.riesler@sfoto.se

SFF info

SFF

SFF är med över 2000 medlemmar den största organisationen för fotografer i Norden.

Förbundsnytt