Att tänka på när det gäller att förhandla arvode och skriva avtal

Vad ska finnas med för information i en offert?

Se till att inhämta så mycket information som möjligt från uppdragsgivaren för att kunna ta fram en bra offert. Gå sedan noga genom uppdraget själv och formulera en offert, där du beskriver erbjudandet till uppdragsgivaren. I offerten bör du ha med:

• Datum för fotografering, omfattning av uppdraget samt filformat och leveransdatum, liksom processen för urval och retusch.
• Arvodet för det beskrivna uppdraget. Tydliggör att arbetstid även avser möten och planering med uppdragsgivaren, eget för- och efterarbete, restid osv. Var tydlig med kostnad för tillkommande arbete. Var också noga med att beskriva hur arvodet påverkas av faktorer som utrustning som krävs för olika typer av önskemål från uppdragsgivaren. Ta gärna stöd av vår Prisguide!
• Användningsrätten: hur materialet får användas och publiceras, användningsområden (digitalt och analogt) och hur länge i tiden. Nya förutsättningar, liksom all annan användning än den överenskomna användningsrätten, kräver ny förhandling.
• Betalningsvillkor, delbetalningar och eventuella förskott.
• Offertens gitlighet, datum för lämnandet av offert, avsändare, mottagare och allmänna villkor

Hur hanterar man om uppdragsgivaren återkommer och säger att offerten är för hög?

Det är inte ovanligt att uppdragsgivare underskattar kostnaderna för uppdrag är inte ovanligt. Men det betyder inte att ett lägre arvode ska godtas utan vidare. Istället för att gå ner i pris kan man arbeta med en begränsning av uppdraget eller begränsning av användningsrätten. Hjälp uppdragsgivaren försöka omformulera uppdragets omfattning så att det motsvarar offerten. Ofta handlar det för uppdragsgivare om att kunna försvara kostnaderna. Tänk på att du är experten och bistå uppdragsgivaren i att förstå och motivera kostnaderna.

En annan framkomlig väg är ofta att begränsa användningsrätten vad gäller exempelvis tid eller spridning. Det är inte ovanligt att uppdragsgivare tar i vad gäller användningsrätten för att ha alla möjligheter men det kan vara en smalare användningsrätt som egentligen behövs nu. Uppdragsgivaren kan vid behov köpa en utökad användningsrätt senare och därmed ta en ökad kostnad senare när behovet faktiskt finns.

Måste man ha ett skriftligt avtal?

En bindande överenskommelse kan komma till stånd på olika sätt. Huvudregeln är att det ska finnas ett erbjudande om att göra något, ”anbud”, och ett svar som överensstämmer med erbjudandet, ”accept”. Det skriftliga avtalet är viktigt främst som bevis om det skulle uppstå meningsskiljaktigheter – det visar att parterna har en överenskommelse och vad denna överenskommelse går ut på. Rubriceringen på ett skriftligt avtal är oviktig, det måste alltså inte heta ”avtal”. En offert kan alltså fungera utmärkt som avtalshandling, förutsatt att motparten accepterar den. Tänk på att det är viktigt att även längre fram i tiden kunna bedöma skäligheten av avtalet. Därav är det bra om det i avtalet framgår vilken typ av verksamhet uppdragsgivare bedriver och i vilka sammanhang bilderna kommer att användas.

Om du inte använder offert och accept bör du ta fram ett skriftligt avtal. Använd gärna SFFs avtalsmallar. Vissa uppdragsgivare använder sig vanligtvis av mer eller mindre standardiserade avtal. Om uppdragsgivaren önskar använda deras så se till att du förstår det och att det stämmer med vad ni kommit överens om. Ta gärna hjälp av SFFs juridiska rådgivning.  

Hur ställer man ut en faktura och vad gör man om den förfaller utan betalning?

Använd gärna SFFs fakturamall. En faktura ska innehålla:

• Fakturanummer och fakturadatum
• Mottagare och avsändares namn och kontaktuppgifter
• Specifikation tjänsten, samt leveransdatum
• Priset med momssatsen specificerad och totalbeloppet utskrivet
• Förfallodatum samt betalningsvillkor inkl en skrivning om dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift
• Bankgironummer, momsregistrerings nummer samt att ditt företag är godkänd för F-skatt

Om fakturan förfaller utan betalning, skicka din påminnelse inom en vecka efter fakturans förfallodatum och ange att uppdragsgivaren kan bortse från påminnelsen om betalningen har gjorts de senaste dagarna. Om påminnelser och kontakt med uppdragsgivaren inte ger resultat, ta stöd av SFFs rådgivning, använd dig av det inkassobolag vi har ett samarbete med eller ansök om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten.

Har ni mallar för detta eller vad kan jag få för stöd?

Du hittar våra offertmallar och avtalsmallar i inloggat läge på sfoto.se, där hittar du även mallar för t ex faktura, modellavtal och ramavtal såsom MU-avtalet. Känner du dig osäker på någon avtalsfråga kontakta gärna vår upphovsrättsliga juridiska rådgivning för stöd gällande avtal eller vår pris- och marknadsrådgivning för stöd gällande arvode. Du har också vår Prisguide till förfogande som ger stöd kring miniminivåer för arvoden för likväl uppdrag som arkivbilder för analogt och digitalt nyttjande.