10 Febr 2023

Att tänka på när det gäller att förhandla arvode och skriva avtal

Merparten av alla fotografer i Sverige arbetar som frilansare. Det innebär att du utöver ditt fotografiska och kreativa arbete behöver hantera offerter, förhandling, avtal och fakturor. Här har vi samlat information som ska vara till hjälp i de frågorna. 

Vad ska finnas med för information i en offert?

Se till att inhämta så mycket information som möjligt från uppdragsgivaren för att kunna ta fram en bra offert. Gå sedan noga genom uppdraget själv och formulera en offert, där du beskriver erbjudandet till uppdragsgivaren. I offerten bör du ha med:

  • Datum för fotografering, omfattning av uppdraget samt filformat och leveransdatum, liksom processen för urval och retusch.
  • Arvodet för det beskrivna uppdraget. Tydliggör att arbetstid även avser möten och planering med uppdragsgivaren, eget för- och efterarbete, restid osv. Var tydlig med kostnad för tillkommande arbete. Var också noga med att beskriva hur arvodet påverkas av faktorer som utrustning som krävs för olika typer av önskemål från uppdragsgivaren. Ta gärna stöd av vår Prisguide!
  • Användningsrätten: hur materialet får användas och publiceras, användningsområden (digitalt och analogt) och hur länge i tiden. Nya förutsättningar, liksom all annan användning än den överenskomna användningsrätten, kräver ny förhandling.
  • Betalningsvillkor, delbetalningar och eventuella förskott.
  • Offertens gitlighet, datum för lämnandet av offert, avsändare, mottagare och allmänna villkor

Hur hanterar man om uppdragsgivaren återkommer och säger att offerten är för hög?

Det är inte ovanligt att uppdragsgivare underskattar kostnaderna för uppdrag är inte ovanligt. Men det betyder inte att ett lägre arvode ska godtas utan vidare. Istället för att gå ner i pris kan man arbeta med en begränsning av uppdraget eller begränsning av användningsrätten. Hjälp uppdragsgivaren försöka omformulera uppdragets omfattning så att det motsvarar offerten. Ofta handlar det för uppdragsgivare om att kunna försvara kostnaderna. Tänk på att du är experten och bistå uppdragsgivaren i att förstå och motivera kostnaderna.

En annan framkomlig väg är ofta att begränsa användningsrätten vad gäller exempelvis tid eller spridning. Det är inte ovanligt att uppdragsgivare tar i vad gäller användningsrätten för att ha alla möjligheter men det kan vara en smalare användningsrätt som egentligen behövs nu. Uppdragsgivaren kan vid behov köpa en utökad användningsrätt senare och därmed ta en ökad kostnad senare när behovet faktiskt finns.

Måste man ha ett skriftligt avtal?

En bindande överenskommelse kan komma till stånd på olika sätt. Huvudregeln är att det ska finnas ett erbjudande om att göra något, ”anbud”, och ett svar som överensstämmer med erbjudandet, ”accept”. Det skriftliga avtalet är viktigt främst som bevis om det skulle uppstå meningsskiljaktigheter – det visar att parterna har en överenskommelse och vad denna överenskommelse går ut på. Rubriceringen på ett skriftligt avtal är oviktig, det måste alltså inte heta ”avtal”. En offert kan alltså fungera utmärkt som avtalshandling, förutsatt att motparten accepterar den. Tänk på att det är viktigt att även längre fram i tiden kunna bedöma skäligheten av avtalet. Därav är det bra om det i avtalet framgår vilken typ av verksamhet uppdragsgivare bedriver och i vilka sammanhang bilderna kommer att användas.

Om du inte använder offert och accept bör du ta fram ett skriftligt avtal. Använd gärna SFFs avtalsmallar. Vissa uppdragsgivare använder sig vanligtvis av mer eller mindre standardiserade avtal. Om uppdragsgivaren önskar använda deras så se till att du förstår det och att det stämmer med vad ni kommit överens om. Ta gärna hjälp av SFFs juridiska rådgivning.  

Hur ställer man ut en faktura och vad gör man om den förfaller utan betalning?

Använd gärna SFFs fakturamall. En faktura ska innehålla:

  • Fakturanummer och fakturadatum
  • Mottagare och avsändares namn och kontaktuppgifter
  • Specifikation tjänsten, samt leveransdatum
  • Priset med momssatsen specificerad och totalbeloppet utskrivet
  • Förfallodatum samt betalningsvillkor inkl en skrivning om dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift
  • Bankgironummer, momsregistrerings nummer samt att ditt företag är godkänd för F-skatt

Om fakturan förfaller utan betalning, skicka din påminnelse inom en vecka efter fakturans förfallodatum och ange att uppdragsgivaren kan bortse från påminnelsen om betalningen har gjorts de senaste dagarna. Om påminnelser och kontakt med uppdragsgivaren inte ger resultat, ta stöd av SFFs rådgivning, använd dig av det inkassobolag vi har ett samarbete med eller ansök om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten.

Har ni mallar för detta eller vad kan jag få för stöd?

Du hittar våra offertmallar och avtalsmallar i inloggat läge på sfoto.se, där hittar du även mallar för t ex faktura, modellavtal och ramavtal såsom MU-avtalet. Känner du dig osäker på någon avtalsfråga kontakta gärna vår upphovsrättsliga juridiska rådgivning för stöd gällande avtal eller vår pris- och marknadsrådgivning för stöd gällande arvode. Du har också vår Prisguide till förfogande som ger stöd kring miniminivåer för arvoden för likväl uppdrag som arkivbilder för analogt och digitalt nyttjande. 

Checklista

  1. Gör inte upp med kunden direkt vid förfrågan utan be att få återkomma med en offert. Använd gärna vår offertmall som du hittar under inloggat läge på medlemssidorna för att få med alla delar. Hänvisa gärna till våra Allmänna villkor redan i offerten för att vara tydlig med vad som gäller om vid avsbeställning, ottillåten användning osv.
  2. Se till att ta betalt för din erfarenhet, förhandla alltid. Kontrollera Prisguiden gällande lägsta rekommenderade arvodesnivå för det specifika uppdraget eller arkivbilderna som förfrågan gäller. Ring gärna vår prisrådgivning för ytterligare stöd. Kom ihåg att arvodet inte bara ska täcka din lön utan kringkostnader såsom utrusning, studio, resor, försäkringar osv. Moms (25%) ska alltid läggas på bruttoarvodet. Detta gäller alla yrkesverksamma och inte enbart fotografer med eget bolag. Om beställaren inte betalar moms blir du betalningsskyldig till Skatteverket ändå.
  3. Tänk på att upphovsrätten är ditt kapital och upphovsrätten ska respekteras. Fr o m 1 januari 2023 gäller en ny upphovsrättslag i Sverige som stärker din rätt att få skäligt betalt. Se till att arvordet är rimligt i förhållande till nyttjandet av bilden vad gäller användningsområden (digitalt och analogt) samt tiden för användningen. Kom också ihåg din rätt att få ditt namn utsatt när bilden offentliggörs.
  4. När du fått acceptans på din offert, förekom gärna beställaren genom att be om att få skicka ett eget avtalsförslag enligt våra rekommendationer. Upprätta helst ett skriftligt avtal, men en offert kan fungera utmärkt som avtalshandling – förutsatt att motparten accepterar den. Använd gärna våra avtalsmallar som du hittar i inloggat läge. Om du väljer att träffa överenskommelsen genom acceptans på din offert, använd gärna våra Allmänna villkor som du kan hänvisa till.
  5. Säkerställ i avtalet att nyttjandet stämmer med vad du kommit överens om med kunden samt att det inte lagts till något arbete som du inte räknat in i ditt arvode. För ett bredare nyttjande eller ett tilläggsarbete ska du ha extra betalt. Se också till att avtalet reglerar vad som gäller om kunden ställer in uppdraget.
  6. Om du kör med acceptens på offert som avtalshandling, säkerställ att din offert täcker ovan och att du får en ren acceptans dvs att inte kunden svarar ”ja, men…” och radar upp ett antal justeringar. Påbörja inte ett arbete eller leverans av befintliga bilder förrän du erhållit ett undertecknat avtal eller skriftlig accept på din offert.
  7. Fakturera snarast efter genomfört uppdrag eller leverans och glöm inte ange på fakturan vad som gäller vid betalning efter förfallodatum, såsom påminnelseavgift och dröjsmålsränta.