Svenska Fotografers Förbunds integritetspolicy

Integritetspolicy

Svenska Fotografers Förbunds integritetspolicy

Syftet med denna integritetspolicy är att visa hur vi säkerställer att medlemmars och andra personers personuppgifter behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.

Styrelsen utvärderar och antar policyn varje år.  Denna version beslutades om 2022-10-11.

Svenska Fotografers Förbund (SFF) hanterar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). 

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet och kan bidra till att denne kan identifieras, såsom namn och adress men även bilder och ljudupptagningar. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, såsom IP-nummer, är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Vad är en behandling?
Behandling av personuppgifter är varje åtgärd som vidtas med personuppgifter, oberoende av om den utförs automatiserat eller manuellt. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som vi framförallt kan komma att behandla är information om namn, personnummer (vid medlemskap) och kontaktuppgifter som adress, telefonnummer, e-postadress, eller bild (vid ansökan press- och yrkeslegitimation).

Vid besök på vår hemsida sker automatisk registrering av IP-adresser för mätning av besöksfrekvens men uppgifterna används inte för att identifiera enskilda besökare.

Medlemskap
När du ansöker om medlemskap godkänner du att SFF använder personuppgifterna för att behandla ansökan samt efter beviljad ansökan kommunicera med dig via e-post, telefon eller andra kommunikationsmedel för att upplysa om aktuella förmåner och aktiviteter inom förbundets verksamhet eller annat som kan vara relevant som medlem. Vidare behövs personuppgiftsbehandling för att vi ska kunna sköta bokföringen av de medlemsavgifter som betalas in till oss, och därigenom uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag, samt annan administration. Informationen du lämnat sparas efter beviljad ansökan i SFFs medlemsregister och mejlutskickssystem. Inga av dessa uppgifter lämnas ut till tredje part om du inte har godkänt det. Som medlem ansvarar du själv för att uppdatera dina uppgifter på medlemssidorna vilket automatiskt uppdaterar desamma i vårt medlemssystem.

Prenumeration på nyhetsbrev eller tidskrift
När du anmäler dig till något av våra nyhetsbrev sker personuppgiftsbehandlingen för att kunna administrera prenumerationen. I de fall det gäller prenumeration på tidskriften lämnas personuppgifter till vårt tryckeri för att verkställa utskicket.

Ansökan om stipendium, gesällbrev, press- och yrkeslegitimation
När du tar någon av våra tjänster i anspråk genom att ansöka om stipendium, gesällbrev, samt press eller yrkeslegitimation, så sker personuppgiftsbehandlingen i syfte att behandla ansökan.

I de fall din ansökan gäller press- och yrkeslegitimation delas de personuppgifter som du angivet med leverantören av identitetshandlingen för att kunna producera denna.

I de fall din ansökan gäller gesäll- och mästarbrev , samlas även samlas även arbetsprov och videopresentation in. De personuppgifter du angivet att delas med Sveriges Hantverksföreningar.

I de fall du ansöker om vistelsestipendium till Paris eller Kavalla delas personuppgifter du angett med Svenska Institutet i Paris eller Atheninstitutets gästhem i Kavalla för att de ska kunna administrera vistelsen. Svenska Institutet i Paris delar varje säsongs gästlista med sina samarbetspartner i Paris. Dock lämnas enskilda kontaktuppgifter endast ut externt efter att gästen/stipendiaten tillfrågats.

I de fall du ansöker om Fotobokspriset delas personuppgifter med Fotobokspriset jury för att kunna behandla ansökan samt till Fotoboksprisets katalogs redaktör och formgivare för produktionen av denna. Vid ansökan samlas även eventuell medförfattares, textförfattares, formgivares, redaktörs samt kontaktpersonen på förlagets för- och efternamn, e-postadress, telefonnummer in. Du som sökande måste ha berörd persons godkännande för att ange detta i ansökan och att dessa personuppgifter får behandlas i enlighet med övriga personuppgifter enligt denna policyn.

Rådgivning
När du kontaktar vår rådgivning kan vi behöva behandla personuppgifter kopplade till ärendet. Vår ärendehantering är konfidentiell och alla handlingar behandlas därmed med sekretess. Detsamma gäller för den rådgivning som genomförs av vår samarbetspartner Företagarna.

Deltagande på arrangemang
När du anmäler dig att delta på något av våra digitala eller fysiska arrangemang sker personuppgiftsbehandlingen för att kunna möjliggöra deltagandet i form av att dela praktisk information och i det fall arrangemanget är avgiftsbelagt kunna administrera avgiften. Personuppgifter i form av fotografier samt, i förekommande fall personernas namn vilka förekommer på bilderna från arrangemanget delas via SFF:s hemsida (sfoto.se) och digitala kanaler (såsom Facebook och Instagram) till allmänheten samt medlemmar i SFF.

Samarbete/uppdrag
I de fall du utför ett uppdrag för SFF och har rätt till ersättning så hanteras dina personuppgifter av tredje part för att vi ska kunna fullgöra avtalet.

Ansökan om utlyst tjänst
När du ansöker om en ledig tjänst eller praktikplats på SFF samlar vi in information om dina meriter. Vi använder endast dina personuppgifter för det ändamål för vilka du lämnat dem. Vi kan komma att spara intressanta ansökningar även efter att rekryteringsperioden är över.

Vad är ändamålet med behandlingen?
Syftet med vår behandling av personuppgifter är att fullgöra våra åtaganden gentemot medlemmar, personer som ansöker om medlemskap, tidigare medlemmar, prenumeranter, uppdragstagare, och andra icke-medlemmar som önskar nyttja våra tjänster, genom SFF:s åliggande på grund av avtal eller lag.

Vi vill kunna databehandla och sammanställa personuppgifter för kontakt, information, insamling av statistiska uppgifter och logistik, i syfte att tillvarata medlemmarnas intressen enligt förbundets stadgar.

Vem lämnar vi ut personuppgifterna till?
För att kunna erbjuda våra tjänster måste vi i vissa fall dela dina personuppgifter med externa aktörer som behandlar information för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan delning sker endast i syften som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen, exempelvis när vi behöver dela uppgifterna för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller medlemsavtal. Vi har bland annat personuppgiftsbiträden knutna till föreningen för att kunna hantera medlemsärenden och webbplatsen, samt sköta vår bokföring enligt lag.

Relationerna mellan SFF och våra personuppgiftsbiträden ska regleras i biträdesavtal. Genom dessa avtal garanterar biträdena säkerheten för de uppgifter som behandlas och åtar sig att uppfylla våra krav på behandling av uppgifter. Avtalen är ett sätt för oss att garantera att biträden värnar om säkerheten och sekretessen för dina personuppgifter, på samma sätt som vi gör.

Vi kommer inte dela personuppgifter med annan part utan att först inhämta godkännande.

Hur arbetar vi med säker lagring och gallring av personuppgifter?
Vi har vidtagit de tekniska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Endast de personer som behöver tillgång till personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, har åtkomst till dem.

Vi säljer eller delar aldrig personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål eller dylikt men vi kan dela med oss av information till andra företag och organisationer som behandlar informationen och data för vår räkning och enligt våra instruktioner. Detta för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster och uppfylla våra åtaganden. När personuppgifter delas med dessa organisationer sker det endast på ett sådant sätt som är förenligt med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen, såsom för att kunna hantera ansökningar eller fakturering och distribuera tidskrift och nyhetsbrev. 

I syfte att upprätthålla en god medlems- och registervård kan vi behöva komplettera eller uppdatera personuppgifterna med ytterligare information.

Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi behåller inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla någon av de ovan beskrivna tjänsterna, därefter ska personuppgifterna raderas. Undantag gäller om vi är skyldigt att behålla personuppgifterna längre för att uppfylla lagkrav.

Vid ansökan om medlemskap registreras personuppgifter i SFFs databas. SFF förbehåller sig rätten att behålla uppgifter i sju (7) år efter avslutat medlemskap. Det är för att fullgöra våra förpliktelser enligt Bokföringslagen som vi i detta fall sparar personuppgifter i sju (7) år.

Vi använder en extern nyhetsbrevstjänst för medlemsutskick och pressmeddelanden. Vi lagrar epost-adresser inom systemet upp till ett (1) år. 

Personuppgifter till samarbetspartners och konsulter kontrolleras regelbundet om de är aktuella och raderas om ändamålet för behandlingen inte längre kvarstår.

För personer involverade i vår verksamhet kan personuppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, fakturor, verifikationer, rapporter, redovisningar, kontakt med samarbetspartners och andra underlag. Personuppgifter som behövs för uppfyllande av lagenliga eller avtalsenliga förpliktelser kan sparas längre än tre (3) år.

Vad gäller beträffande rättigheter och val?
Du kan närsomhelst begära att ens uppgifter rättas, ändras, anonymiseras, raderas eller att dess användning begränsas. Önskar du rätta eller radera sina personuppgifter kan du kontakta SFF på sff@sfoto.se. Som medlem ansvarar du själv för att uppdatera dina uppgifter så att SFF ska kunna fullfölja sina åtaganden. Det finns vissa undantag från rätten till radering och det gäller om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel bokföringslagen.

Du kan när som helst avstå från att ta emot marknadskommunikation från oss genom att klicka på ”avregistrera dig” i nyhetsbrev som vi skickar. Vi kan dock komma att kontakta dig med information gällande ändringar eller uppdateringar av villkor och avtal.

Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal. De uppgifter du då kan få ut är personuppgifter som rör dig själv, som du själv tillhandahållit oss eller som genererats av dina handlingar. Begäran om dataportabilitet görs skriftligen på avsedd blankett.

Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år få ett utdrag på de personuppgifter som rör dig själv och som vi behandlar. Du skickar då in en skriftlig undertecknad begäran till adressen under kontaktuppgifter.

Du har rätt till att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter, när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse efter en intresseavvägning.

Du har rätt att framföra synpunkter över behandlingar som utförs av oss. Vi tar gärna emot tips på förbättringar. Du har även möjlighet att höra av dig till tillsynsmyndigheten Integritetsmyndigheten med eventuella klagomål.

Cookies
För att förbättra användarupplevelsen på vår hemsida, lagras cookies på din dator. Cookie är en mycket liten textfil som lagras på din dator eller den enhet du använder när du besöker en hemsida, för att webbplatsen ska kunna känna igen dig nästa gång du besöker den. Den information som lagras är bland annat information om hur du som besökare använder vår sida, samt viss teknisk information om din enhet. Du kan själv inaktivera cookies i inställningarna för din webbläsare om du inte vill tillåta att cookies lagras vid besök på vår hemsida. Observera att om du inaktiverar cookies kommer du inte kunna använda alla funktioner på hemsidan.

Tredjepartstjänster
Vi använder Google Analytics för att förstå hur webbplatsen tekniskt fungerar för att kunna göra upplevelsen bättre för dig som besökare.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig är Svenska Fotografernas Förbunds Service AB (organisationsnummer 556093-5826).

All behandling av personuppgifter som SFF vidtar sker med största möjliga respekt för din personliga integritet. Vid eventuella frågor är du varmt välkommen att höra av dig till oss på sff@sfoto.se.