Inledningsvis berättade Mia att det finns några olika sätt att förvalta ett arkiv:

• Privat förvaltning av fotograf eller arvinge.
• Donation till institution (om materialet är unikt och efterfrågat).
• Starta en ideell förening eller en stiftelse (stiftelser är dyrare och mer regelstyrda).

Hon underströk samtidigt att den viktigaste utgångspunkten är fotografens vilja och att det är oerhört mycket värt att skriva tydliga avtal i tid.

Några frågor att tänka igenom för den som ska ta hand om ett arkiv:

• Vad vill/ville fotografen själv?
• Vilka resurser (tid, pengar, kunskap) finns?
• Var ska materialet förvaras (hemma, förråd, institution)?
• Hur bevaras det bäst på lång sikt? (viktigt med bland annat syrafria material, bra lagring, digital säkerhet)

Mia förklarade också att det finns potentiella svagheter med privata arkiv: möjligheten att bära kostnaderna i längden, svårigheter att tillgängliggöra materialet och risk för att forskning stängs ute.

Exempel från Tuija Lindströms arkiv

Mia har bland annat erfarenheter från att förvalta Tuija Lindströms samlade fotografiska verk. Hon använde det arbetet för att exemplifiera hur man kan gå till väga i praktiken:

• Inventera: skapa listor, numrera objekt, dokumentera allt tidigt.
• Bevara: byta ut dåligt material, scanna, dokumentera anteckningar, samla texter, recensioner och kontext.
• Förvara: använda syrafria lådor, säkra lager, tänka långsiktigt.
• Förvalta: hålla konstnärskapet levande genom utställningar, forskning, och att sprida kunskap om fotografen.

Hon återkom till betydelsen av att hela tiden väga in fotografens vilja i olika beslut och att det är viktigt att involvera arvingar.

Utvecklar säker molnlagring

När det gäller digital arkivering så är Mia just nu engagerad i utvecklingen av Arkivist – en säker molnlagring och arbetsplattform för att inte enbart lagra, utan också arbeta aktivt i arkiv. Arkivist har bland annat funktioner för att bevara befintliga system och metadata samt att arbeta med ansiktsigenkänning och AI-stöd för bildinnehåll.

Lagring är en kritisk fråga även för digitala arkiv, och Mia konstaterade att det behöver vara dubbla lagringar hos oberoende leverantörer för ha tillräcklig säkerhet.

Utmaningar

Några utmaningar med att förvalta ett stort arkiv:

• Ekonomi: kostsamt med material, förråd, försäkringar.
• Organisation: kräver nätverk, arbetsfördelning, långsiktighet.
• Kunskap: man behöver lära sig om material, bevarande och teknik.
• Tidsåtgång: oftast krävs det mycket ideellt arbete.

Mia kom också med en stark uppmaning till alla fotografer som deltog: att löpande gå igenom sitt material och slänga det som inte är viktigt – annars kommer det att bli väldigt svårhanterligt för den som ska ta hand om det.

Fler tips

Ytterligare ett tips från Mia var att den som förvaltar rättigheter efter en avliden fotograf kan ha nytta av att skaffa ett förvaltarmedlemskap hos SFF – läs mer om det här.

Vill du veta mer? Här hittar du en samling praktiska råd som vi har tagit fram med hjälp av Mia.  

Bra länkar som Mia tipsade om:

Riksarkivet har en vägledning för bevarande av fotografier.

Det statliga amerikanska National Archives har också bra information, bland annat med resultat från tester av olika typer av arkivmaterial.

Museiservice erbjuder bland annat arkivboxar och förvaringsfickor.

Även Klug i Tyskland säljer bra arkivboxar i syrafritt material.

Tyska Modulor har ett enormt sortiment som bland annat rymmer arkivmaterial.

Nordiska museet har jobbat med en stor digitalisering av sina arkiv.

Föreningen Tuija Lindström (där Mia är aktiv).