Varje år köps det varor och tjänster för 900 miljarder kronor i offentliga upphandlingar varje år. Det är alltså en stor marknad, och även om det bara är en liten del av den som kan vara aktuell för fotografer så kan det ändå röra sig om värdefulla intäktsmöjligheter.

Magnus Johansson från Företagarna inledde föreläsningen med att prata om offentlig upphandling ur ett småföretagsperspektiv, och därefter ställde Lisa Engström på SFF en rad inskickade frågor till honom.

Det här är en del av det som togs upp under den dryga timmen som webbinariet pågick:

Var hittar jag offentliga upphandlingar?

I Sverige finns ingen gemensam statlig databas för upphandlingar. Istället sköts annonseringen av privata företag som erbjuder digitala annonsdatabaser. Det är där upphandlingarna publiceras och där du också lämnar ditt anbud. Ett bra sätt att börja är att gå till hemsidan för den organisation du är intresserad av – där framgår vilket upphandlingsverktyg de använder, och du länkas vidare till rätt databas.

Får jag ha dialog med en offentlig beställare innan en upphandling?

Ja, absolut – det är en seglivad myt att man inte får prata med offentliga beställare på grund av upphandlingsreglerna. Dialog är tillåten, men hur den får se ut beror på var i upphandlingsprocessen man befinner sig. Inför en upphandling är det fullt lagligt att ta kontakt med en organisation, boka ett möte och berätta vad du erbjuder. Du kan till exempel diskutera behov, lösningar och kommande krav. Det är inte ett brott mot upphandlingslagen. Däremot, när upphandlingen väl är annonserad, är dialogen mer formell. Då ska all kommunikation ske via frågor och svar i den annonsdatabas där upphandlingen publicerats, så att alla leverantörer får samma information.

Vad händer om jag vinner ett ramavtal men inte får några uppdrag?

Det är tyvärr vanligt att företag vinner ramavtal utan att några uppdrag (så kallade avrop) kommer in. Ramavtal handlar ofta om framtida behov, och det finns sällan garantier om faktisk volym eller att man verkligen kommer få leverera. Samtidigt är det rimligt att ifrågasätta varför en organisation upphandlar ett avtal om de inte tänker använda det. Om du vunnit ett ramavtal men inte hör något, bör du kontakta beställaren och fråga: Hur går det? Vem köper ni av? I vissa fall kan det till och med vara så att beställaren köper utanför ramavtalet – vilket kan vara ett avtalsbrott mot de upphandlade leverantörerna.

När får en offentlig organisation göra en direktupphandling?

En offentlig organisation får göra en direktupphandling när värdet på köpet ligger under den så kallade direktupphandlingsgränsen. För den klassiska sektorn (varor, tjänster och byggentreprenader) är den gränsen just nu 700 000 kronor. Under den nivån finns det i princip inga formella krav på hur affären ska gå till. Det innebär att organisationen kan välja leverantör och skriva avtal utan en formell upphandlingsprocess.

Vad är skillnaden för mig som leverantör mellan en direktupphandling och en annonserad upphandling?

Vid en direktupphandling är alltså processen mycket mindre formell. Kontakten kan ske via mejl, telefonsamtal eller ett enkelt offertutbyte – det krävs inte ett komplett anbud enligt en mall. Dessutom får man förhandla om pris, villkor och upplägg, vilket inte är tillåtet i en annonserad upphandling, om inte ett särskilt förhandlat förfarande används. Det ger större flexibilitet och öppnar för dialog och anpassning, även om det förstås fortfarande finns gränser för hur affären får genomföras.

Väger priset alltid tyngst i en offentlig upphandling?

Nej, pris måste inte vara det avgörande kriteriet. Den upphandlande organisationen väljer själv vilka tilldelningskriterier som ska gälla – det kan vara lägsta pris, högsta kvalitet eller en kombination av båda. I vissa fall kan man till och med sätta ett fast pris i upphandlingen och istället låta leverantörerna konkurrera om vem som erbjuder mest kvalitet för pengarna. Tyvärr används det inte så ofta, men det kan vara särskilt relevant i upphandlingar där det är viktigt med kreativ och konstnärlig höjd.

Kan flera egenföretagare gå ihop och lämna ett gemensamt anbud i en upphandling?

Ja, det är fullt tillåtet att samarbeta och lämna ett gemensamt anbud för att tillsammans uppfylla kraven i en upphandling. Det här är en rättighet enligt lagen, även om det inte alltid nämns tydligt i upphandlingsdokumenten. Det kan vara en bra lösning när upphandlingen kräver flera kompetenser som man kanske inte har själv. Genom att gå ihop med andra kan mindre aktörer skapa en helhetslösning som motsvarar beställarens behov – något som borde utnyttjas oftare.

Hur gör jag om en upphandlande organisation ställer krav som verkar riggade eller utestängande?

Det finns regler för vilka krav som får ställas i en offentlig upphandling. Kraven måste ha koppling till det som faktiskt ska upphandlas och vara proportionerliga – alltså rimliga i förhållande till uppdraget. Det är inte tillåtet att till exempel kräva att leverantören redan har jobbat med just den organisationen tidigare, eftersom det i praktiken stänger ute nya aktörer från att delta. Om du ser krav som känns orimliga eller riggade, bör du i första hand ställa frågor till upphandlaren. Ett nästa steg kan vara att anmäla det eller överklaga upphandlingen till domstol.

Får en upphandlande organisation förbjuda mig att ta andra uppdrag om jag vinner en upphandling?

Det förekommer ibland att upphandlare ställer krav som liknar ett slags näringsförbud – till exempel att du inte får arbeta med liknande uppdrag för andra kunder om du får kontraktet. Sådana konkurrensklausuler är ovanliga och bör ifrågasättas, särskilt om de innebär att du måste tacka nej till en stor del av din övriga verksamhet. För att ett sådant krav ska vara tillåtet måste det kunna motiveras tydligt utifrån vad som faktiskt ska levereras i upphandlingen. I de allra flesta fall, särskilt inom kreativa branscher, är det svårt att se att ett sådant krav skulle vara rimligt eller lagligt. Om du stöter på det – fråga hur det motiveras, och överväg att formellt ifrågasätta det.

Får jag prata med andra leverantörer och komma överens om ett gemensamt pris för att undvika prisdumpning i en upphandling?

Nej, det får du inte. Att samordna priser med andra som tänker lämna anbud i samma upphandling är förbjudet enligt konkurrenslagen. Sådana priskoordineringar kan betraktas som otillåtna anbudssamarbeten eller till och med kartellbildning – något som kan få juridiska konsekvenser. Även om det sker i syfte att undvika prisdumpning så är det inte tillåtet att ”prata ihop sig” om prisnivåer.

Här berättar Magnus Johansson i fem korta filmer om olika aspekter av upphandlingar.

Har du andra frågor om offentliga upphandlingar? Kontakta i så fall SFF:s rådgivare Lisa Engström på radgivning@sfoto.se.

Frukostföreläsningen arrangerades i samarbete med Företagarna och Svenska Tecknare.