Det första att tänka på när du tar över ett arkiv, eller ska ordna ditt eget, är att det ofta finns viktig information som inte bör tappas bort i den ursprungliga strukturen. Det kan exempelvis vara nummerserier, namn på negativpärmar eller namn på mappar i en digital mappstruktur. Ändra aldrig i detta, utan försök att bevara den informationen. Döp heller aldrig om digitala bildfiler, utan låt de behålla sina ursprungsnamn.

Börja med att göra en ordentlig inventering av befintligt material, både analogt och digitalt, för att få en överblick. Det kan vara bra att använda ett enkelt Excel-dokument eller liknande och föra in information om typ av objekt (negativpärm, låda med svartvita fotografier, hårddiskar etc). Skriv även upp var de olika delarna finns och vilken typ av arbete som krävs för att iordningställa just det objektet. Det kan till exempel vara en pärm där negativen ligger i gamla gulnade pergamynfickor som behöver bytas ut. Räkna då antalet negativfickor i pärmen och för in i ditt inventeringsdokument, så underlättar det när du så småningom ska beställa nya fickor.