Ett arkiv består förstås av mycket mer än bara bilder. Försök att samla ihop relevanta dokument och infoga det i det digitala arkivet. Skanna gärna publicerade bilder, brev eller annat som kan vara värdefullt och intressant i framtiden.

För inskannade dokument är PDF/A det mest lämpliga formatet för långsiktig lagring. I Adobe Acrobat kan du även lägga till metadata i filen – använd samma struktur och logik som för bildfiler.

Var uppmärksam på färgrymden vid skanning, precis som i Photoshop. Undvik att spara dokument i sRGB eller andra begränsande format. Se också till att typsnitt bäddas in i PDF-filen, så att dokumentet kan visas korrekt oavsett var det öppnas.

Om du har textfiler, som till exempel Word-dokument, bör du spara dem i originalformat. Märk upp och organisera filerna så att det går att spåra vilka delar av arkivet som hör ihop – antingen i det digitala arkivet eller genom ett tydligt mappsystem där varje projekt har sin egen huvudmapp.