Om du har möjlighet – antingen om det är ditt eget arkiv du hanterar eller om det finns en fotograf att fråga – försök att dokumentera så mycket information som möjligt om materialet. Tidpunkt, plats, syfte, personer på bilden och andra relevanta uppgifter är ovärderliga inför framtiden.

För analogt material kan uppgifterna antecknas på papper som förvaras tillsammans med bilderna i samma låda. Alternativt kan du skapa ett digitalt dokument med hänvisningar till de lådor eller pärmar där materialet finns, och sedan skriva ut det. Ju mer information som följer med varje del av materialet, desto bättre.

För digitala filer är det enklare att lägga till och bevara information. Fyll i de vanliga IPTC-fälten i Photoshop så att uppgifterna alltid följer med bildfilen. Om det känns krångligt att fylla i samtliga fält, se till att åtminstone lägga in en kort beskrivning i fältet ”Description”. Skapa gärna ett makro som märker alla digitala filer med upphovsperson och upphovsrättsinformation. Om fotografen är avliden bör fotografens namn anges som skapare av bilden, medan upphovsrättsinformationen kopplas till de personer eller organisationer som har ärvt eller förvaltar rättigheterna.

Bra info att spara kring bilder kan vara:

• År/datum
• Plats
• Personer i bild/namn
• Syfte med bilden
• Om någon speciell teknik/kamera använts
• Övrig info/rolig eller intressant berättelse kring fotograferingstillfället/motivet
• Om bilden även är skannad kan det numret läggas till

Det finns olika system och standarder för metadata och info om bilder. Det vanligaste är att lägga info i redan förutbestämda fält direkt i Photoshop. Dessa fält kallas IPTC-fält (International Press Telecommunications Council) och är internationell standard. Här hittar du SFF:s rekommendation för digital bildleverans och metadata.

Många museer och offentliga arkiv använder även Dublin Core som är en metadatastandard med 15 rubriker för information. De fält som används är:

Titel (title) – finns i Photoshop IPTC
Skapare (creator) – finns i Photoshop IPTC
Ämne (subject) – finns i Photoshop IPTC som keywords
Beskrivning (description) – finns i Photoshop IPTC
Utgivare (publisher) – den som publicerat innehållet
Medverkande (contributer) – andra som medverkat till innehållet i filen
Datum (date) – finns i Photoshop IPTC
Typ (type) – bild, dokument etc
Format (format) – filormat, finns i bildfilen
Identifierare (identifyer)- t ex filnamn eller annat unikt namn på filen
Källa (source) – finns i Photoshop IPTC
Språk (language) – språk som används i text
Relation (relation) – om det finns relaterade objekt eller projekt
Täckning (coverage) – finns i Photoshop IPTC som location
Rättigheter (rights) – finns i Photoshop IPTC som copyright

Det allra bästa är att alltid ha som rutin att märka dina digitala filer med informationen direkt. Då är stora delar av arkiveringen avklarad vid fotograferingstillfället.

Tänk på att även märka videofiler. Här finns ibland inte lika många IPTC-fält, men fyll på med den info du kan.