När materialet är inventerat och rensat är nästa steg att ordna det så att det blir sökbart och lätt att använda. Utgå från befintlig struktur, men skapa ett system som även rymmer nytt, oordnat material. Har du till exempel numrerade negativpärmar kan du fortsätta nummerserien för nya pärmar, eller lägga till nummer på pärmar som tidigare bara haft namn.

För in alla nummer och relevanta uppgifter i inventeringsdokumentet, till exempel om en pärm har fått ny syrafri låda eller behöver nya negativfickor. Dokumentet fungerar då både som att-göra-lista och historik över hur arkivet ordnats.

Du kan också ge lådor med printar samma nummer som pärmar med motsvarande negativ, om materialet tillåter det. Annars får varje låda ett unikt nummer eller namn, som också noteras i inventeringsdokumentet.

För digitala arkiv gäller samma princip: skapa tydliga mappar med namn som går att söka på, till exempel Skåne_april 2025. Undvik långa fil- och mappnamn, och lägg hellre detaljer i undermappar eller i bildfilernas IPTC-information (fileinfo i Photoshop).

Helst bör digitalt material sparas i ett sökbart digitalt arkivsystem, där sökningar kan göras från olika ingångar och där information från den ursprungliga mappstrukturen ofta kan bevaras och göras sökbar.