Ett arkiv är en stor massa med dokument som är ordnade på något sätt. I det här fallet handlar det om fotografier och tillhörande dokument. Ofta kan det vara en mängd negativ, fotografier och andra fysiska papper som ska digitaliseras och säkras upp för framtiden. I det digitala arkivet sparas bildfiler som är digitalt födda tillsammans med de inskannade analoga bilderna. För att materialet ska bli sökbart behöver det förberedas och ordnas med en begriplig och lättanvänd logik.

Förutom bilder och filmer kan ett fotografiskt arkiv innehålla andra typer av dokument. Det kan till exempel vara pdf:er av inskannade tidningsjobb, kontrakt med uppdragsgivare eller annat som är relevant att spara på tillsammans med fotografierna. Även anteckningar och uppdragsbeskrivningar kan vara intressanta för framtiden.

Man brukar skilja på arkiv och samling. Ett arkiv är ett brett insamlat material som hamnat tillsammans i ett naturligt flöde över tid medan en samling innehåller ett begränsat, medvetet utvalt innehåll.