abcdefefhsi
Redaktionellt | 25 Sept 2023 | Peter Wiklund

Usla villkor i upphandlingar

Offentliga upphandlingar kan ibland fungera som en bra väg till att få nya uppdrag. Men de flesta avtal i upphandlingar rymmer en del minst sagt tveksamma villkor. Text: Peter Wiklund. Artikeln publiceras i Fotografisk Tidskrift nr 3, 2023

Usla villkor i upphandlingar

Illustration: Emma Hanquist

Fri användning av bilderna i tid och evighet. Dessutom med rätt att låta olika samarbetspartner använda bilderna. Vad sägs om att ta ett fotouppdrag med de villkoren – när du samtidigt är tvungen att priskriga med andra fotografer för att få det? Nej, det låter inte helt idealiskt. Men det är verkligheten i många offentliga upphandlingar av fotograftjänster.

Kommuner, regioner och myndigheter kan annars vara bra uppdragsgivare, med ett kontinuerligt behov av bilder och filmer för sin verksamhet. Men när en sådan organisation ska köpa in produkter eller tjänster finns det lagkrav på att urvalet ska göras rättvist och vara transparent. Och de är noga med att det ska finnas ordentliga avtal på plats. Så långt allt väl, men det kan alltså dyka upp tveksamheter när man börjar titta på vad som står i avtalen.

Maria Fäldt i Piteå är en av dem som har reagerat starkt på de avtalsvillkor som används.
– Det största problemet är förstås användningsrättigheterna. De vill ofta ha fri användning och gärna under obegränsad tid. Visst kan jag erbjuda det, men då måste priset sättas därefter. Och sätter jag ett pris som känns rimligt utifrån det så har jag rätt minimala chanser att vinna upphandlingen, säger hon.

Foto: Paulina Holmgren

I något fall har hon även stött på skrivelser om att en kommun ska kunna dela med sig av bilderna till sina samarbetspartner.
– Även det skulle kunna vara okej – förutsatt att jag får betalt för en sådan extraanvändning. Men det är det alltså inte tal om. Som det ser ut nu kan bilderna alltså spridas hur mycket som helst, och jag kan bara ta betalt med fast timpris för uppdraget.
Det kan också dyka upp helt andra konstigheter i avtalen. Maria Fäldt har exempelvis varit med om att en organisation ville ha in alla råfiler från uppdragen.
– Det är ett märkligt krav som skulle kunna jämföras med att be om källkoden när de köper in ett bokföringsprogram. Jag undrar vad de ska göra med alla filer, vem som har kompetens att hantera dem och om de har funderat över hur de ska hantera de stora datamängder som det skulle innebära.
Just detta ifrågasatte hon i alla fall innan hon lämnade in sitt anbud, vilket denna gång gjorde att villkoret ströks ur avtalet. Även om det satt rätt långt inne, avslöjar Maria Fäldt.

En annan fotograf som är upprörd över upphandlingsprocessen är Maria G Nilsson i Edsbyn. Även hon är ytterst kritisk över den generösa användningsrätt som beställaren ska ha enligt avtalen. Men hon vill också uppmärksamma ett annat problem, nämligen den prisdumpning som bedömningsmodellen i en upphandling kan bidra till.
Hon visar upp ett Excel-ark med resultatet av en upphandling som deltog i, där en kommun skulle skriva avtal med flera fotografer samtidigt. Maria G Nilsson var en av de som erbjöds avtal, men reagerade på att en av de andra som också antogs hade lagt sig anmärkningsvärt lågt i pris: 750 kr/timme, att jämföras med Svenska Fotografers Förbunds rekommendation på 1 200–2 500 kr/timme (Maria G Nilsson själv angav 1200 kr/timme).

mariagnilsson.se

– Det är alltså mindre än två tredjedelar av det rekommenderade timpriset. Och det är självklart något som påverkar våra möjligheter att sätta rimliga priser. Jag tycker att en kommun, och andra offentliga verksamheter, borde föregå med gott exempel och vara noga med att hålla sig till skäliga villkor, säger hon.

Ett påfallande lågt timpris kan ju också tyckas gå stick i stäv med en annan formulering i avtalstexten, nämligen att ”de arbetstagare som är engagerade för utförandet av uppdraget, ska minst erhålla minimilön”.
– Dessutom finns det ju risk att fotografen med ett lägre timpris debiterar betydligt fler timmar i slutändan, och att det inte blir billigare i alla fall.

Men det tar inte slut där, för hon pekar på ytterligare tveksamheter kring prissättningen i samband med upphandlingar:
– I ett aktuellt underlag har de skrivit att priset ska vara fast under hela avtalstiden, det vill säga fyra år. På de åren hinner det förstås bli rejäla kostnadsökningar för mig, framför allt om dagens inflation håller i sig, och då blir det konstigt att inte kunna räkna upp priset.

Ett annat dilemma dyker upp när de efterfrågar pris för en arkivbild.
– Och det gör de utan att specificera mer än så. Hur ska jag resonera där? frågar Maria G Nilsson retoriskt.
I ett fall valde hon i alla fall att ange 2 500 kronor som arkivbildspris. Att jämföras med 400 kronor som en annan fotograf angav i samma upphandling.

Maria Fäldt är övertygad om att grunden för alla tveksamma villkor och förutsättningar är kunskapsbrist hos de som formulerar avtalen. Vad gäller användningsrättigheterna tror hon att det handlar om bekvämlighet, att det helt enkelt är lättare att inte behöva hålla koll på det.
– Min uppfattning är att de har ambitionen att göra en bra upphandling för att kunna hitta de totalt sett bästa leverantörerna. Men sedan lyckas de inte, eftersom de inte vet hur branschen funkar, säger hon.

Men allt är inte nattsvart, för hon har också varit med om genomarbetade och väl formulerade upphandlingsunderlag.
– Exempelvis fanns det en gång en uppmaning om att höra av sig om man upptäckte något i underlaget som föranledde ett ovanligt högt pris. Att bjuda in till dialog på det sättet är väldigt värdefullt.

Och oavsett konstigheterna så är både hon och Maria G Nilsson fast beslutna att fortsätta lämna anbud i offentliga upphandlingar.
– Det är ju inte så att det går att välja och vraka bland uppdragen, utan det gäller att vara på hugget överallt. Det kan också absolut komma bra uppdrag från kommuner och andra offentliga verksamheter, det är klart. Dessutom ger ju uppdragen en chans att möta nya människor, vilket i sin tur kan leda till jobb så småningom, säger Maria G Nilsson.

Att delta i offentliga upphandlingar kan vara både lätt och svårt.
– Det finns bra sätt att hålla koll på vilka upphandlingar som läggs ut, och själva ansökan görs i ett system där det är enkelt att se vad som ska fyllas i. Det framgår också tydligt om det är något man har missat, så att man inte råkar skicka in ett ofullständigt anbud, säger Maria Fäldt.

Samtidigt konstaterar hon att det är ”jättemycket jobb med upphandlingar”.
– Det tar mycket tid att gå igenom alla villkor i avtalet och fundera på vad de kan innebära i praktiken. Dessutom gäller det ju att plocka fram arbetsprover och referensuppdrag, och vad de efterfrågar varierar en hel del. Även om det skulle vara fullt möjligt för mig att ta uppdrag i grannkommunerna så ids jag inte lägga anbud där, med tanke på hur tidskrävande processen är.

Foto: Märta Thisner

Lisa Engström, rådgivare på Svenska Fotografers Förbund, får en hel del samtal kring offentliga upphandlingar och känner igen den där upplevelsen av att det är krävande att ta sig igenom allt.
– Dels för att det tar tid, men det är även många som drar sig för att gå igenom och acceptera långa avtal. De är osäkra på om de verkligen har förstått alla villkor, säger hon.

Även Lisa Engström lyfter fram användningsrätten som det område där det oftast finns tveksamheter.
– Jag förstår att det kan vara svårt för beställarna att specificera hur bilderna från fotouppdragen kommer att användas, men det innebär inte att det är rimligt att begära fritt nyttjande. Fri användning är något vi alltid uppmanar fotografer att undvika, det är något vi på förbundet kämpar för att få bort från marknaden, säger hon.

Hon konstaterar att det inte enbart är en fråga om att få ersättning för användningen, utan även att det blir svårare för användarna att uppfylla kravet att ange fotografens namn.
– När det blir ett slags fritt flöde av bilder kommer upphovsrättslagens namnangivelserätt i praktiken att urholkas.

Hennes grundrekommendation till fotografer som har funderingar kring offentliga upphandlingar är helt enkelt att ställa frågor till den upphandlande organisationen.
– Det blir givetvis nästan omöjligt att sätta ett timpris som kan gälla alla typer av uppdrag, vilket man ofta brukar behöva göra i en upphandling. Dessvärre kan inte vi heller ge några råd om hur man ska resonera kring det, utan det gäller att ta reda på mer, säger hon.

Dessutom understryker hon att man ska granska vad som står om användningsrätten och – om man tycker att villkoren är okej – se till att ta höjd för det i timpriset.
– Men jag har ändå full förståelse för att det kan ta emot, eftersom det gör att man riskerar att hamna på ett betydligt högre pris än andra. Och just priset kan vara en viktig faktor i många upphandlingar.

Hur skulle då situationen kunna bli bättre, så att både beställare och fotografer blir nöjda med villkoren?
Lisa Engström tänker att en lösning skulle kunna vara att fotograferna får skicka in en offert i stället för att fylla i en mall.
– Då skulle man få utgå från ett scenario med tydliga förutsättningar, så att det går att räkna in allt från restid till hur många bilder som man förväntas leverera. Dessutom kan man då specificera fler prisalternativ utifrån olika typer av bildanvändning, säger hon.

Maria Fäldt har en tanke om att de upphandlande organisationerna skulle kunna efterfråga ett timpris där det ingår en begränsad användning, och sedan ett pris per bild för en utökad användningsrätt.
– Då skulle de kunna välja ut de specifika bilder som de vill dela utanför organisationen, betala extra för det och därigenom respektera våra rättigheter som upphovspersoner på ett bättre sätt.

”Det viktiga är att öka kunskapen”

Foto: Margareat Bloom Sandebäck

Angelica Gerde, verksamhetsledare på Svenska Fotografers Förbund, drömmer om en situation där offentliga aktörer är tvungna att följa en policy som säkerställer bra villkor.

Det finns ofta krav på fri användningsrätt i offentliga upphandlingar – hur ställer ni er till det?
– Vår starka rekommendation till alla i yrkeskåren är att användningsrätten ska tidsbegränsas, oavsett vem som är bildköpare. Uppdragsgivare kan efterfråga begränsad användningsrätt, ett så kallat friköp, men det är något som vi avråder från. Fast vi vet att det är svårt för den enskilde fotografen när hen ska svara i en upphandling, inte minst för att den som gör upphandlingen inte förstår hur orimligt ett sådant villkor är.

Hur kan villkoren kring offentliga upphandlingar förbättras?
– Jag tror att det är viktigt med samverkan och insatser för ökad kunskap hos bildköpare, i det här fallet de som utformar upphandlingarna. Ett drömscenario skulle vara en framtid där offentliga aktörer hade som krav att följa en policy med bland annat miniminivå på arvoden och en tydligt definierad användningsrätt.

Kan det vara aktuellt att ni tar fram en handbok för upphandlingsunderlag?
– Det kan det absolut vara, men vi ser även andra tänkbara lösningar för bättre villkor i upphandlingarna. Det här är en angelägen fråga för våra medlemmar, och vi håller just nu på med ett pilotprojekt

 

Vägen fram till ett underlag

Hur går det då till bakom kulisserna när ett upphandlingsunderlag tas fram? Vi ringde och frågade Alexandra Dalle Vacche, expert inom området.

Foto: Privat

Alexandra Dalle Vacche arbetar som strategisk inköpare på Upphandlingsmyndigheten, en rådgivande och stöttande myndighet för offentliga affärer. Hon hjälper oss att förstå hur arbetet inför en upphandling går till.
– Vanligtvis leds arbetet av en upphandlare i organisationen. Det är en projektledare som kan det regelverk som alla upphandlingar måste följa, och som knyter till sig en referensgrupp för att få uppgifter om det som ska upphandlas.

I gruppen bör det finnas en eller flera representanter från de blivande beställarna, exempelvis några medarbetare på kommunikationsavdelningen när det handlar om fotograftjänster.

Många gånger utgår man från tidigare upphandlingsunderlag, men det första steget i en ny upphandling ska ändå vara att göra såväl behovsanalys som marknadsanalys. Arbetsgruppen ska också inleda en dialog med leverantörer (fotografer) eller någon representant (t.ex. SFF).
– Det är i och för sig inte obligatoriska moment, men vi rekommenderar att man går till väga så. En marknadsanalys kan i det här fallet till exempel innebära att man ringer till enskilda fotografer för att bolla idéer om hur marknaden ser ut och vilka krav som är rimliga.

Det är fritt fram att ta sådana kontakter, och de kan även skicka ut förslag på upphandlingsunderlag till en eller flera fotografer för att få det som kallas en ”extern remiss”.
När alla analyser är gjorda och all information är på plats är det dags att formulera kraven i upphandlingen. Det kan handla om allt från att leverantören inte ska vara dömd för brott till hur snabba bildleveranserna ska kunna vara.

Nästa steg blir att ta fram en utvärderingsmodell, det vill säga att bestämma vad som ska bedömas och hur stor betydelse de olika kriterierna ska ha.
– Här ger regelverket en stor frihet, och organisationen kan välja allt från att välja den som har det lägsta priset till att enbart bedöma kvaliteten, och i så fall sätta ett fast pris på tjänsten eller produkten. När det gäller kvalitetskrav är det sedan ytterst viktigt att utforma dem så att det blir en transparent och objektiv bedömning, säger Alexandra Dalle Vacche.

Fakta

Vad är en offentlig upphandling?
Offentlig upphandling är en lagreglerad inköpsprocess som ska se till att inköp inom offentlig sektor öppnas för konkurrens och att offentliga medel används så effektivt som möjligt. Upphandlingen ska utannonseras och alla leverantörer ska ha möjlighet att tävla om kontraktet på samma villkor. Valet ska utgå från vilken leverantör som erbjuder den bästa varan eller tjänsten till de bästa villkoren. Den offentliga upphandlingen regleras bland annat av lagen om offentlig upphandling (LOU).

Vilka gäller den?
De som omfattas av upphandlingsreglerna är staten, regionerna, kommunerna och de kommunala bolagen: 343 statliga myndigheter under regeringen, 290 kommuner, 21 regioner och cirka 3 800 offentliga organisationer.

Vad är direktupphandling?
Direktupphandling kan användas när upphandlingens totala värde understiger 700 000 kr. Vid direktupphandling gäller inte några särskilda regler kring hur upphandlingen ska göras. Det finns till exempel inga krav på annonsering, konkurrensutsättning, tidsfrister och liknande. Det är möjligt att förhandla med leverantörer och att vända sig direkt till en enskild leverantör. Beloppsgränsen för direktupphandling gäller dock inte enstaka uppdrag, utan totalsumman för alla liknande uppdrag från upphandlaren under tolv månader.

Hur hittar jag aktuella upphandlingar?
Annonserna finns på upphandlarnas egna hemsidor, men det går också att söka i olika annonsdatabaser, till exempel:

  • e-avrop.com
  • kommersannons.se
  • opic.com
    Det går också att ha bevakning på intressanta områden, men det är en tjänst som brukar vara avgiftsbelagd.

Vad händer om man vunnit en upphandling?
Alla som har lämnat anbud får ett så kallat tilldelningsbeslut, där det framgår vilken eller vilka leverantörer som upphandlaren har tänkt ingå avtal med. Om du är en av dem och skriver ett sådant avtal med till exempel en kommun kan de göra så kallade avrop på dina tjänster – det vill säga ge dig uppdrag – under avtalstiden. Men det finns sällan några garantier för hur mycket jobb det ger; det har hänt att det inte har kommit ett enda uppdrag under ett flerårigt avtal.

Går det att överklaga valet av fotografer?
Ja, efter tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr under vanligtvis tio dagar. Under den tiden får upphandlaren inte skriva avtal med någon leverantör, och den som känner att valet är orättvist kan begära att en förvaltningsdomstol överprövar upphandlingen. Överprövning behöver inte gälla hela upphandlingen, utan kan gälla exempelvis ett visst område eller ett delkontrakt.

Källor: Upphandlingsmyndigheten, Konkurrensverket.

Bli medlem i Svenska Fotografers Förbund

Inte medlem ännu? Här kan du ansöka om att bli medlem i Nordens största fotograforganisation

Foto: José Figueroa