När du ska inventera ett digitalt arkiv bör du börja med att förstå och anteckna den mappstruktur som finns. Kontrollera sedan hur mycket data arkivet innehåller genom att högerklicka på huvudmappen och visa informationen. Planera för dubbelt så mycket lagringsutrymme som storleken du får fram, eftersom du ska ha säkerhetskopior på en separat enhet. Lägg också till extra utrymme för framtida digitaliseringar.

Ett vanligt sätt är att lägga filerna direkt i molnlagring som exempelvis Google Drive eller Dropbox. Problemet är då att allt kan försvinna om någon hackar leverantören eller om du råkar göra något fel. För säker lagring är det bäst att använda två oberoende lösningar, exempelvis två molntjänster som inte är kopplade till varandra. Detta minskar risken för dataförlust vid tekniska problem, hackning eller leverantörsproblem.

Se också till att ha en begriplig mappstruktur även i molnet så att det går lätt att hitta bilderna.

Det kommer allt fler europeiska och svenska molnlagringsleverantörer, så inom några år kan du nog räkna med att kunna lagra i svenska eller europeiska moln. De stora amerikanska jättarna bygger också centraler i bland annat Sverige där svenskregistrerade underbolag sköter driften. Då minskar risken för utländsk påverkan och förändringar i tullar, lagar och säkerhet. Här kan du läsa Fotografisk Tidskrifts teknikredaktör Sara Arnalds råd för säkra bildfiler och göra backup. 

Oavsett molnlösning är det viktigt att dokumentera betalningsuppgifter och lösenord, och förvara dessa på ett säkert men åtkomligt sätt för en betrodd person.

Hårddiskar kan vara ett alternativ för den som inte vill använda moln, men de kräver årlig kontroll och byte ungefär vart femte år. Har man stora mängder data så kan det bli både kostsamt och tidskrävande. Med ett stort arkiv kan det dessutom att bli svårt att hålla ordning på diskarna och filerna.

Men oavsett om du lagrar i molnet eller på hårddisk bör du ha två helt oberoende platser som var och en rymmer hela arkivet.

Spara alltid bildfiler i något av de vanligaste filformaten, som TIFF eller PSD. Om du istället använder JPG, se då till att ha bästa komprimeringen (JPG12) och spara sen alltid om den till TIFF innan du ska jobba med bilden. PDF-filer sparar du i formatet PDF/A som är arkivbeständigt. Läs mer om filformat under avsnittet om digitalisering.

För enklare hantering kan du använda ett digitalt arkivsystem. En vanlig fördel med ett arkivsystem är att du kan skriva in bildinfo på hela kollektioner och även lättare kan söka efter filer. De flesta digitala arkiv använder fält som motsvarar de du hittar under fileinfo i Photoshop, så att informationen som finns i bilden följer med in i arkivet.

Mer tips kring digitalisering finns t ex på Riksarkivets hemsida. Även på Arkivist, Axiell och Claris finns matnyttig information.