Upphandling

När en myndighet eller en annan offentlig aktör ska köpa en vara eller en tjänst sker normalt en offentlig upphandling. Här har vi samlat information om processen kring offentliga upphandlingar.

Många av de offentliga avtalen har långa avtalstider och offentliga organisationer är stabila kunder. Men offentlig upphandling är också förknippat med mycket arbete från en enskild aktör såsom en fotograf eller filmare. För att underlätta för offentliga aktörers planering och genomförande av upphandlingar av bland annat fotografi eller illustration har vi tillsammans med Svenska Tecknare tagit fram riktlinjer. Dessa väntar sig till den upphandlande parten men är bra även för dig som fotograf eller filmare att känna till: Riktlinjer vid upphandling.

Hitta en upphandling
Huvudregeln är att upphandlingar ska annonseras och merparten av alla upphandlingar i Sverige annonseras i Konkurrensverkets annonsdatabasregister.  Upphandlingar kan också annonseras i privata annonsdatabaser och det finns ett flertal bevakningstjänster som samlar information från de olika annonsdatabaserna. Vid direktupphandlingar finns det inget krav att upphandlingen ska annonseras. Den upphandlande organisationen kan då vända sig direkt till ett eller flera företag och då är det viktigt att den upphandlande organisationen redan känner till dig.

Förbered dig
När du hittat en intressant upphandling är det första steget att begära ut upphandlingsdokumenten. I dessa står all den information som du som anbudsgivare behöver för att kunna lämna anbud.

Beroende på hur kraven i en upphandling är ställda och formulerade, kan du ha rätt att använda dig av underleverantörer eller själv vara underleverantör till t ex en byrå. Om ni är flera som går samman är det viktigt att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen.

Var inte rädd för att ställa frågor till den upphandlande organisationen om något är otydligt eller verkar felaktigt i upphandlingsdokumenten, det har du som anbudsgivare rätt till. På så sätt minskar du dels risken för att göra fel, dels risken att lägga ner tid på en upphandling som inte kan slutföras eller som inte lämpar sig för dig. Du har också rätt att ta del av svaren på de frågor som andra anbudsgivare har ställt.

Delta och lämna anbud
Processen för upphandlingen kan se väldigt olika ut beroende på en rad faktorer. När du har bestämt dig för att delta i upphandlingen sammanställer du ditt anbud. Säkerställ att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som den upphandlande organisationen har angett, samt att anbudet lämnas in i tid. I detta stadie av upphandlingen omfattas ditt och andras anbud av sekretess. Tänk på att du i offentliga upphandlingar blir bunden av ditt anbud under den tid som anges av upphandlande myndighet.  Om du vinner upphandlingen kan du alltså inte dra dig ur kontraktet.

När anbudstiden har gått ut kommer de anbud som kommit in att öppnas och därefter prövas. Anbud som inte kan accepteras utesluts, därefter prövas anbudsgivarnas lämplighet i fråga om ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Viktigt att veta är att upphandlande organisation inte får ställa vilka krav som helst på dem som ska vara leverantörer. Enligt principen om proportionalitet måste kraven ha ett naturligt samband med och stå i rimligt förhållande till det som upphandlas. När kvalificeringen är genomförd utvärderas anbuden utifrån pris, kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

Den upphandlande organisationen fattar ett beslut om vilken eller vilka företag som organisationen ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Samtliga anbudsgivare ska sedan underrättas om tilldelningsbeslutet. När tilldelningsbeslutet skickats ut hävs upphandlingens sekretess vilket i de flesta fall innebär att anbuden blir offentliga. Du kan dock begära att viss uppgifter fortsatt behandlas med sekretess om du kan peka på behovet av detta. 

Efter avslutad upphandling
Om du vann upphandlingen påbörjas en avtalsspärr på minst tio dagar under vilken inget avtal får ingås. När avtalsspärren har utgått är det dags för uppstart av avtalet. Då behöver du vara aktiv och ha dialog med den upphandlande organisationen, för att på bästa sätt implementera avtalet och lägga grunden för ett bra samarbete under avtalsperioden. Under avtalstiden måste den upphandlande organisationen sedan förhålla sig till regler om hur och när de får göra ändringar i kontrakt och ramavtal.

Om du inte fick affären finns de två anledningar att närmare undersöka skälen till detta: både för att ta lärdom inför kommande upphandlingar och för att säkerställa att den upphandlande organisationen inte brutit mot upphandlingslagstiftningen. Anbud är vanligtvis offentliga handlingar som du kan begära ut.

Företagarguiden Illustration: Madelen Lindgren

Tillbaka till Företagarguidens första sida. Läs mer

SFFs riktlinjer för offentliga aktörer vid upphandling av bild. Läs mer

Upphandlingsmyndlighetens ”Gör affärer med offentlig sektor”. Läs mer

Här hittar du vanliga frågor och svar om offentlig upphandling. Läs mer

Så här fungerar direktupphandling. Läs mer

Illustration: Madelen Lindgren