Sätt rätt pris
Att sätta rätt pris är en konst. Hur mycket du ska ta betalt för ett uppdrag påverkas av en rad olika faktorer, bland annat kompetens, erfarenhet, utrustningskrav, omfattning och uppdragets syfte. Du har vår  Prisguide till förfogande som ger stöd kring miniminivåer för arvoden för såväl uppdrag som arkivbilder för analogt och digitalt nyttjande. Ring gärna vår prisrådgivning för ytterligare stöd.

Lämna offert
Se till att inhämta så mycket information som möjligt från uppdragsgivaren för att kunna ta fram en bra offert. Gå sedan noga genom uppdraget själv och formulera en offert, där du beskriver erbjudandet till uppdragsgivaren.

Använd gärna SFF:s offertmall för att få med all relevant information för att säkerställa vad ett jobb innebär och vilket pris du har satt för att utföra detta. Offerten går snabbt att sammanställa så att du till exempel kan skicka den till kunden direkt efter att ett telefonsamtal. Här hittar du offertmallen.

De här uppgifterna bör finnas med i offerten du skickar:

• Datum för fotografering, omfattning av uppdraget samt filformat och leveransdatum, liksom processen för urval och retusch.
• Arvodet för det beskrivna uppdraget. Tydliggör att arbetstid även avser möten och planering med uppdragsgivaren, eget för- och efterarbete, restid och så vidare. Var tydlig med kostnad för tillkommande arbete. Var också noga med att beskriva hur arvodet påverkas av faktorer (som till exempel vilken utrustning) som krävs för olika typer av önskemål från uppdragsgivaren. Ta gärna stöd av vår Prisguide!
• Användningsrätten: hur materialet får användas och publiceras, användningsområden (digitalt och analogt) och hur länge. Nya förutsättningar, liksom all annan användning än den överenskomna användningsrätten, kräver ny förhandling.
• Betalningsvillkor, delbetalningar och eventuella förskott.
• Offertens giltighet, datum för lämnandet av offert, avsändare, mottagare och allmänna villkor.

Hänvisa gärna till våra Allmänna villkor redan i offerten för att vara tydlig med vad som gäller om vid avbeställning, otillåten användning och så vidare.

Förhandling
Det är inte ovanligt att uppdragsgivare underskattar kostnaderna för uppdrag. Men det betyder inte att ett lägre arvode ska godtas utan vidare. Istället för att gå ner i pris kan man arbeta med en begränsning av uppdraget eller begränsning av användningsrätten. Hjälp uppdragsgivaren försöka omformulera uppdragets omfattning så att det motsvarar offerten. Ofta handlar det för uppdragsgivare om att kunna försvara kostnaderna. Tänk på att du är experten och kan få bistå uppdragsgivaren i att förstå och motivera kostnaderna.

En annan framkomlig väg är ofta att begränsa användningsrätten vad gäller exempelvis tid eller spridning. Det är inte ovanligt att uppdragsgivare tar i vad gäller användningsrätten för att ha alla möjligheter men att det kan vara en smalare användningsrätt som egentligen behövs. Uppdragsgivaren kan vid behov köpa en utökad användningsrätt och därmed ta en ökad kostnad senare när behovet faktiskt finns.

Fakturering
Fakturera så snart som möjligt efter att uppdraget är slutfört och levererat. De här uppgifterna bör finnas med på fakturan som du skickar:

• Datum när fakturan är utfärdad
• Fakturanummer
• Din och kundens adresser
• Kundens eventuella referens
• Ditt momsregistreringsnummer och uppgift om att du har godkännande för F-skatt
• Plusgiro-/bankgironummer för betalning
• Betalningsvillkor (när fakturan ska vara betald) och villkor om dröjsmålsränta
• Specifikation (vad fakturan omfattar)
• Pris, momssats och -belopp

Påminnelser och dröjsmålsränta
Om fakturan inte är betald på förfallodatum bör du skicka en påminnelse, men vänta några dagar eftersom registreringen av betalningen kan vara lite fördröjd. Påminnelsen ska innehålla uppgifter om att fakturan har förfallit och att betalning inte har registrerats. Ange att uppdragsgivaren kan bortse från påminnelsen om betalningen har gjorts de senaste dagarna.

Om kunden inte betalar i tid kan du som leverantör ta ut dröjsmålsränta. Du kan avtala om annan ränta om ränta och villkor, men då ska ni alltså ha kommit överens om det i förväg.

Om upprepade påminnelser och kontakt med uppdragsgivaren inte ger resultat, ta stöd av SFF:s rådgivning, använd dig av det inkassobolag vi har ett samarbete med eller ansök om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten.

Illustration: Madelen Lindgren