Se till att inhämta så mycket information som möjligt från uppdragsgivaren för att kunna ta fram en bra offert. Gå sedan noga genom uppdraget själv och formulera en offert, där du beskriver erbjudandet till uppdragsgivaren.
Det här bör du ha med i din offert
- Datum för fotografering, omfattning av uppdraget samt filformat och leveransdatum, liksom processen för urval och retusch.
- Arvodet för det beskrivna uppdraget. Tydliggör att arbetstid även avser möten och planering med uppdragsgivaren, eget för- och efterarbete, restid osv. Var tydlig med kostnad för tillkommande arbete. Var också noga med att beskriva hur arvodet påverkas av faktorer som utrustning som krävs för olika typer av önskemål från uppdragsgivaren. Ta gärna stöd av vår Prisguide!
- Användningsrätten: hur materialet får användas och publiceras, användningsområden (digitalt och analogt) och hur länge i tiden. Nya förutsättningar, liksom all annan användning än den överenskomna användningsrätten, kräver ny förhandling.
- Betalningsvillkor, delbetalningar och eventuella förskott.
- Offertens giltlighet, datum för lämnandet av offert, avsändare, mottagare och allmänna villkor
Hänvisa gärna till våra Allmänna villkor redan i offerten för att vara tydlig med vad som gäller om vid avbeställning, otillåten användning och så vidare.
Vad gör jag om uppdragsgivaren återkommer och säger att offerten är för hög?
Det är inte ovanligt att uppdragsgivare underskattar kostnaderna för uppdrag är inte ovanligt. Men det betyder inte att ett lägre arvode ska godtas utan vidare. Istället för att gå ner i pris kan man arbeta med en begränsning av uppdraget eller begränsning av användningsrätten. Hjälp uppdragsgivaren försöka omformulera uppdragets omfattning så att det motsvarar offerten. Ofta handlar det för uppdragsgivare om att kunna försvara kostnaderna. Tänk på att du är experten och bistå uppdragsgivaren i att förstå och motivera kostnaderna.
En annan framkomlig väg är ofta att begränsa användningsrätten vad gäller exempelvis tid eller spridning. Det är inte ovanligt att uppdragsgivare tar i vad gäller användningsrätten för att ha alla möjligheter men det kan vara en smalare användningsrätt som egentligen behövs nu. Uppdragsgivaren kan vid behov köpa en utökad användningsrätt senare och därmed ta en ökad kostnad senare när behovet faktiskt finns.
