Checklista vid planering och genomförande av upphandling
- Förbered er noggrant och gör ett ordentligt förarbete. Använd den kunskap som finns internt inom kommunikationsavdelningen för att tillsammans undersöka exakt vad era behov är och vad som ska upphandlas. Tänk både på vilken typ av visuell kommunikation ni har behov av och vilken typ av användningsrätter ni behöver. Användningsrätten kan gälla olika kanaler och medier och innebära olika omfattning av geografisk spridning och tidsperiod. Läs mer om användningsrätt här
- Säkerställ en smidig process. Nyttja intern kompetens för att skapa en smidig upphandlingsprocess utifrån alla möjligheter som Lagen om offentlig upphandling ger er. Vid behov anlita en upphandlingskonsult som kan vägleda er.
- Undvik onödigt extraarbete för alla inblandande genom att hålla case, arbetsprover och referenser rimliga. Ofta kommer ni långt i en bedömning utifrån befintliga portfolios och referenser. Låt det faktiska referensmaterialet ligga till huvudsaklig grund för er bedömning och gör det möjligt för anbudsgivaren att göra enklare rättelser eller kompletteringar.
- Vikta priset klokt, sätt helst ett fast timpris och ta stöd av branschpraxis för miniminivåer*. Om ni inte har möjlighet att sätta ett fast pris, justera viktningen eller spannet för fördelningen av prispoäng, på så vis att poäng för pris inte väger tyngre i resultatet än poäng för kvalitet. Vi rekommenderar att inte ge pris mer än 20-25 procents vikt i förhållande till andra kriterier. Tänk in att du inte bara betalar för en produkt utan även en tjänst och en användningsrätt – användningsrätten bör särskiljas timpriset.
- Säkerställ ett långsiktigt givande och effektivt samarbete. Ta in fotografen/illustratören/formgivaren tidigt i processen när upphandlingen är klar. Säkerställ att den har den kunskap den behöver om er organisation, och nyttja dennes visuella kompetens.
- Håll koll på rättigheterna för materialet. Se fördelen i att inte göra totala friköp vilket är kostsamt och sällan behövs. Var transparent mot fotografen/illustratören/formgivaren gällande användningen, och nyttja fotografen/illustratören/ formgivaren eller branschorganisationer som Svenska Fotografers Förbund och Svenska Tecknare för stöd kring upphovsrättsliga frågor.
*Svenska Tecknare och Svenska Fotografers Förbund erbjuder kostnadsfri prisrådgivning. Inom fotografiska området finns också Prisguiden med arvodesrekommendationer.
