Rubriceringen på ett skriftligt avtal är oviktig, det måste alltså inte heta ”avtal”. En offert kan alltså fungera utmärkt som avtalshandling, förutsatt att motparten accepterar den. Tänk på att det är viktigt att även längre fram i tiden kunna bedöma skäligheten av avtalet. Därav är det bra om det i avtalet framgår vilken typ av verksamhet uppdragsgivare bedriver och i vilka sammanhang bilderna kommer att användas. 

Om du inte använder offert och accept bör du ta fram ett skriftligt avtal. Använd gärna våra avtalsmallar. Vissa uppdragsgivare använder sig vanligtvis av mer eller mindre standardiserade avtal. Om uppdragsgivaren önskar använda deras så se till att du förstår det och att det stämmer med vad ni kommit överens om. Ta gärna hjälp av vår juridiska rådgivning.   

Checklista  

1. Gör inte upp med kunden direkt vid förfrågan utan be att få återkomma med en offert. Använd gärna vår offertmall som du hittar under inloggat läge på medlemssidorna för att få med alla delar. Hänvisa gärna till våra Allmänna villkor redan i offerten för att vara tydlig med vad som gäller om vid avbeställning, otillåten användning osv. 
2. Se till att ta betalt för din erfarenhet, förhandla alltid. Kontrollera Prisguiden gällande lägsta rekommenderade arvodesnivå för det specifika uppdraget eller arkivbilderna som förfrågan gäller. Ring gärna vår prisrådgivning för ytterligare stöd. Kom ihåg att arvodet inte bara ska täcka din lön utan kringkostnader såsom utrusning, studio, resor, försäkringar osv. Moms (25 %) ska alltid läggas på bruttoarvodet. Detta gäller alla yrkesverksamma och inte enbart fotografer med eget bolag. Om beställaren inte betalar moms blir du betalningsskyldig till Skatteverket ändå. 
3. Tänk på att upphovsrätten är ditt kapital och upphovsrätten ska respekteras. Fr o m 1 januari 2023 gäller en ny upphovsrättslag i Sverige som stärker din rätt att få skäligt betalt. Se till att arvordet är rimligt i förhållande till nyttjandet av bilden vad gäller användningsområden (digitalt och analogt) samt tiden för användningen. Kom också ihåg din rätt att få ditt namn utsatt när bilden offentliggörs. 
4. När du fått acceptans på din offert, förekom gärna beställaren genom att be om att få skicka ett eget avtalsförslag enligt våra rekommendationer. Upprätta helst ett skriftligt avtal, men en offert kan fungera utmärkt som avtalshandling – förutsatt att motparten accepterar den. Använd gärna våra avtalsmallar som du hittar i inloggat läge. Om du väljer att träffa överenskommelsen genom acceptans på din offert, använd gärna våra Allmänna villkor som du kan hänvisa till. 
5. Säkerställ i avtalet att nyttjandet stämmer med vad du kommit överens om med kunden samt att det inte lagts till något arbete som du inte räknat in i ditt arvode. För ett bredare nyttjande eller ett tilläggsarbete ska du ha extra betalt. Se också till att avtalet reglerar vad som gäller om kunden ställer in uppdraget. 
6. Om du kör med acceptens på offert som avtalshandling, säkerställ att din offert täcker ovan och att du får en ren acceptans dvs att inte kunden svarar ”ja, men…” och radar upp ett antal justeringar. Påbörja inte ett arbete eller leverans av befintliga bilder förrän du erhållit ett undertecknat avtal eller skriftlig accept på din offert. 
7. Fakturera snarast efter genomfört uppdrag eller leverans och glöm inte ange på fakturan vad som gäller vid betalning efter förfallodatum, såsom påminnelseavgift och dröjsmålsränta. 

Tänk också på att det är viktigt att ha en företagsförsäkring, eftersom din hemförsäkring inte gäller i din verksamhet även om du exempelvis arbetar hemifrån. Företagsförsäkring skyddar dig och din utrustning om du blir sjuk eller råkar ut för en olycka och är viktig även om ditt kontor/studio ligger i hemmet. Tänk på att rättsskydd är en viktig del i din företagsförsäkring, som vi rekommenderar att du har som yrkesverksam fotograf.